Posted juli 5th, 2011 in Geen categorie by ilja

Vanwege de snelle verandering van het wereldwijd netwerk, ontstaat er de druk bij werknemers om effectief en efficiënt te produceren. Inderdaad, om beter te presteren op hun werk, is er een verplichting voor werknemers om meerdere taken uit te voeren om de veranderende technologieën bij te houden (Cascio, 1995; Quick, 1997). De uiteindelijke resultaten van deze druk blijkt een van de belangrijke factoren  die van invloed zijn op stress op het werk (Cahnet al., 2000).[1]

De snel veranderende omgeving vraagt veel van adviesorganisaties. De adviseurs moeten snel kunnen reageren op deze veranderingen en zich deze kennis eigen maken. Er is een continue spanning tussen kennisvergaren (leren), advieswerk uitvoeren en nieuwe opdrachten binnen halen. Dit vraagt veel verschillende vaardigheden van de medewerkers. Deze continue spanning kan leiden tot hun hoge mate van werkdruk en kan uiteindelijk (zoals hierboven al genoemd) leiden tot stress op het werk. Hier een aantal tips om hier mee om te gaan:

Role Ambiguity

Is er een duidelijke rolverdeling binnen uw organisatie? Is het zo dat voor (sommige) medewerkers het niet duidelijk is wat zijn rol is binnen de organisatie en wat de rollen van anderen zijn? Is dit het geval, dan is er sprake van rol ambiguïteit. Dit kan zorgen voor stress.

Rol ambiguïteit, ontstaat wanneer het voor de werknemer onduidelijk is welke taken en acties van hem worden verwacht. Onderzoek geeft aan dat de spanning die geassocieerd is met het omgaan met vragen over deze onduidelijke verantwoordelijkheid sterk gerelateerd is aan stress op het werk. Er is dus een gebrek aan duidelijkheid binnen de organisatie. Dit is te verwachten in situaties met interpersoonlijke relaties, zoals in de consultancy branche. Daarnaast is het door de aard van de grensoverschrijdende positie van de consultant nodig dat deze aan meerdere verwachtingen kan voldoen in een onzekere situatie.

Wanneer u denkt dat er sprake is van stress onder uw adviseurs als gevolg van rol ambiguïteit, is het nodig om eens goed te kijken naar de verdeling van de rollen binnen uw organisatie en deze duidelijker te ventileren. Formalisering van de verdeling van de rollen kan helpen meer duidelijkheid te scheppen voor uw medewerkers.

Precious Hours

Gerelateerd aan de vorige tip, een duidelijke rol verdeling, is het schatten van de juiste uren. Wanneer uw adviseurs moeite hebben met het schatten van de juiste uren voor een project, kan een duidelijke rolverdeling misschien ook uitkomst bieden. Of uw adviseurs het nou erg vinden of niet, het maken van overuren levert toch stress op, zowel fysiek als lichamelijk. Bij een betere rolverdeling is het maken van deze overuren misschien niet nodig en wordt stress verminderd.

Wanneer er vooraf een duidelijke rolverdeling wordt gemaakt binnen het project wordt het ook makkelijker om de juiste uren in te schatten. Nadat de rollen in een project duidelijk zijn, ga je de taken per rol uitwerken. Er wordt vooraf (samen)  bepaalt wie welke taak gaat doen en wat deze taak inhoudt. Dit helpt in het verduidelijken van het aantal uren, doordat iedereen zich met een ander facet bezig houdt, i.p.v. met allemaal een beetje. Zo kan er strakker worden geschreven op uren.

Some Quiet Time

Quite simply, people need the mental and physical space to think. In fact, the number-one predictor of job performance and satisfaction is the ability to concentrate in one’s own workplace. “ Evan Carmichael

In een organisatie van nu, één met flexibel werken, is het aan te bevelen een werkomgeving te creëren die een ruimte bevalt voor stil, ongestoord werken, evenals één voor collaboratief werk. Een “stille” ruimte waar mensen zich écht even terug kunnen trekken wanneer zij dit willen/nodig achten kan uw adviseur helpen de drang tot het multi-tasken even te bedwingen. Is een dergelijke ruimte er nu binnen uw organisatie? Zo nee, is het misschien verstandig er een in te richten. Zo ja, wordt er gebruikt van gemaakt? Soms zijn die ruimtes er wel, maar worden zij niet of onvoldoende benut door de medewerkers.

Als argument tegen het inrichten van stilte ruimte zou thuiswerken kunnen worden ingebracht. Echter, ook daar hebben mensen vaak te veel oncontroleerbare afleidingen, zoals partners, kinderen en multimedia. Ook is de werksfeer thuis misschien minder dan in het bedrijfspand zelf.

Het gebruik maken van een stilte ruimte en daarmee het verhogen van de werkprestatie en het werkplezier door de mogelijkheid tot concentratie op de eigen werkplaats kan worden gestimuleerd in de eerste plaats door te zorgen dat zo’n ruimte ook daadwerkelijk beschikbaar is. Daarnaast kunnen er (in samenwerking met de medewerkers) bedrijfsactiviteiten worden aangewezen die alleen mogen plaatsvinden binnen de stilte ruimte, zoals het schrijven van rapporten. Bij deze activiteit is rust en concentratie vereist. Wanneer deze stilte ruimte activiteiten (formeel) worden vastgelegd wordt gebruik van de stilte ruimte gestimuleerd. Men heeft een formele reden om er te gaan zitten en zal vaak niet de enige zijn, waardoor de kans groot is dat andere medewerkers, ook zonder formele reden, er eerder gebruik van zullen maken. Hierdoor wordt men er minder op aangekeken te worden in de stilte ruimte te gaan zitten, weg van collega’s. Ook al werd men er misschien al niet op aangekeken, toch kan dit door de medewerker soms wel zo ervaren worden, waardoor hij daar naar zal handelen. Op deze manier zullen ook medewerkers die uit zichzelf geen behoefte hebben aan een stilte ruimte (eerder) gebruik gaan maken van de stilte ruimte tijdens het uitvoeren van een activiteit die een hoge concentratie vereist. Dit omdat het formeel vaststaat of omdat het langzaam ingebed wordt in de cultuur van de werkomgeving. Ondanks dat zij uit zichzelf deze behoefte niet ervaren kan het toch zo zijn dat hun werkprestatie en ook hun werkplezier hier uiteindelijk door verhoogd wordt.

Time management

Zeker bij een baan als consultant is time management erg belangrijk, iedereen moet alles kunnen. Een mogelijkheid zou kunnen zijn iedereen een time managementcursus te laten volgen of, als dat te duur is, één van de medewerkers er zelf één samen laten stellen en die aan zijn of haar collega’s laten geven. Vaak is het namelijk niet zo dat de kennis geheel niet aanwezig is of moeilijk is om te begrijpen of toe te passen, maar men moet er gewoon weer even op geattendeerd worden, er bewust van worden gemaakt. Sommige dingen zijn misschien wel al bekend, maar er zullen vast ook nieuwe dingen aan het licht komen.  Informatie over time management kun je gemakkelijk op internet vinden.

Grow up!

Er zou meer verantwoordelijkheid gecreëerd moeten worden bij de adviseurs zelf. Volgens Niels Zijderveld (general manager Maconomy Benelux) ontstaat er meer betrokkenheid voor het (eind)resultaat van het project, zowel bij de klant als intern, als een consultant mede-eigenaar wordt van een project. Dit verhoogt de motivatie en dat is belangrijk, vooral binnen deze beroepsgroep. Tevens maakt het de rol voor de consultant interessanter en is daardoor goed voor de werktevredenheid. Op deze manier is het voor zowel de werknemer als de werkgever een win-win situatie!

Ook zouden de consultants zich bewuster kunnen worden van hun productiviteit en de mate van efficiëntie van hun werk. Hierdoor zouden zij misschien beter kunnen gaan beseffen dat wanneer zij over de vastgestelde uren heen gaan, zij verlies draaien op het project.

Get Involved![2]

Ook is het erg belangrijk om er op te letten dat wanneer er verandering doorgevoerd gaan/zouden worden, dat de werknemers zoveel mogelijk betrokken worden bij de ontwikkeling van deze poging tot verandering.

Mensen houden niet van verandering en hoe ouder we worden en hoe langer we bij eenzelfde bedrijf werken, hoe meer je blijft hangen in bepaalde patronen. Mensen zijn vaak alleen bereid hun mind-sets te veranderen wanneer zij het nut van de verandering in zien en kunnen begrijpen waarom de verandering goed voor hen is en hoe zij van de verandering kunnen profiteren.

Er is veel onderzoek gedaan naar de impact van de “participatieve management stijl”, met andere woorden, een manier van managen waarbij men de werknemers laat mee doen in het maken van beslissingen. In deze onderzoeken wordt meestal gesteld dat het mee doen in het maken van beslissingen zowel direct als causaal is verbonden aan twee categorieën van werknemersreacties: affectieve reacties, zoals werkplezier, en gedragsreacties, meestal gerelateerd aan de werkprestatie. Veel van het onderzoek naar rol ambiguïteit en het effect daarvan volgt de lijn van deze onderzoeken en stelt dat het meer betrekken van de werknemer bij het nemen van beslissingen zal leiden tot minder spanningen als gevolg van rol ambiguïteit.

Maak je werknemers dus meer betrokken bij het nemen van beslissen. Natuurlijk moet de mate van betrokkenheid variëren afhankelijk van de aard van de te maken beslissing. Tijdens het maken van de beslissing moet voor iedereen die betrokken in het beslissingsproces zijn of haar rol daarin duidelijk zijn. Hierbij kun je gebruik maken van “the ladder of decision making” (ontwikkeld door Thomas J. Gallagher). De ladder levert een manier om duidelijk te communiceren wie de beslissing maakt en biedt werknemers meer zekerheid over hoe hun input, wat hen tijd en energie kost, wordt gebruikt.

In dit concept (zie Figuur) verschuift de verantwoordelijkheid voor het nemen van de beslissing met elke stap van de directie, naar de (door het besluit geraakte) werknemers.

Deze site is in ontwikkeling

Posted september 3rd, 2010 in Geen categorie by Tijmen Bak

Nt