Spirit gebruikt het gratis microblog tool Yammer om met de collega’s in contact te staan, kennis uit te wisselen, inzichten te creëren en samenwerking te stimuleren.
Wat heeft het opgeleverd?
De inzet van Yammer bij Spirit heeft veel directe en indirecte effecten opgeleverd:
• Snelle en slimme kennis uitwisseling
• Effectieve samenwerking
• Betrokkenheid
• Inspiratie
• Nieuwe verbindingen
Slimmer werken
Wanneer we naar de directe effecten kijken dan hebben we het over snellere oplossingen voor complexe problemen bij de cliënten. Reynold (@Reynoldch) en Evelyn (@eef_deelt) zijn één van de eerste gebruikers van Yammer bij Spirit en hebben dit zelf ervaren. Reynold, ambulante hulpverlener bij Spirit: “Ik heb een situatie met een cliënt waar we tegen aan liepen gepost op Yammer. Uiteraard hebben we geen namen genoemd alleen de leeftijd, geslacht en de problematiek. Ik kreeg ongeveer 20 reacties van verschillende medewerkers van Spirit (gedragswetenschappers, hulpverleners etc.).
Iedereen bekeek het probleem vanuit een andere invalshoek waardoor we verschillende mogelijkheden kregen waar we er één van hebben opgepakt. Zonder Yammer hadden we nooit zo snel die mensen bij elkaar kunnen krijgen. Ik wist trouwens ook niet dat wij een veiligheidsfunctionaris hadden maar doordat hij regelmatig veiligheidstips plaatst op Yammer weet ik dat hij er is en benader ik hem ook voor vragen.”
Betrokkenheid
Evelyn is school maatschappelijk hulpverlener (SMW) en werkt namens Spirit op het ROC van Amsterdam. Zij is daardoor fysiek minder bij Spirit betrokken. Door Yammer heeft ze nu meer contact met haar collega’s en kan ze met hen makkelijk kennis uitwisselen. Evelyn vindt het ook fijn dat ze door Yammer meer zichtbaar is. “Vroeger toen ik nog fysiek aanwezig was bij Spirit had ik een natuurlijke verbondenheid met de organisatie. Door Yammer heb ik dat contact weer en voel ik me ook betrokken bij de organisatie.”
De bestuurder van Spirit, Mariënne Verhoef, is ook actief op Yammer. Zij vertelt o.a. over besprekingen die ze heeft gehad, over de beslissingen die zijn genomen, of nieuwe campagnes. Ze reageert actief op de medewerkers via Yammer en motiveert ze hun mening te geven. Reynold vindt dit leuk: “Dit werkt motiverend omdat je dan beseft dat je ook je mening mag geven en dat je ook kritisch mag zijn.”
Wat houdt het goede voorbeeld in?
Yammer is een microblogging webdienst. Net als Twitter, kunnen gebruikers berichten (post-updates) plaatsen over zichzelf, post-updates volgen van anderen, onderwerpen ‘taggen’. In tegenstelling tot Twitter, richt Yammer zich op bedrijven en is het netwerk gesloten. Alleen eigen medewerkers of genodigden kunnen de berichten maken en zien. Overigens kan Yammer wel gekoppelt worden met andere (open) Social Media. Yammer is gratis door iedereen te downloaden op http://www.yammer.com. Yammer is platform onafhankelijk en kan door iedereen gebruikt worden.
In januari 2011 begon Spirit met het stimuleren van het gebruik van Yammer. De afdeling communicatie nodigde via een mail iedereen uit om Yammer te gebruiken. Een aantal koplopers zijn toen begonnen. Op dit moment gebruiken 500 medewerkers van de 1200 Yammer. “Dat is behoorlijk veel als je ziet waar we vandaan kwamen. We hebben behoorlijk moeten debatteren om iedereen het belang van het gebruik in te laten zien.” aldus Evelyn. Reynold beaamt dit: “Er werd ons vaak gevraagd: waar halen jullie de tijd vandaan? of kregen we de opmerking: Ga eens werken! We zijn dan elke keer de discussie aangegaan en hebben iedereen uitgelegd dat het ook heel veel tijd oplevert: Ik mail veel minder; ik krijg sneller oplossingen voor mijn vragen, omdat ik het gewoon kan posten en dan aan het einde van de dag bekijk ik het resultaat van de reacties. Ik kan ook sneller mensen met elkaar verbinden, omdat ik door Yammer weet wie waar goed in is. Normaal ontstaan dit soort verbindingen vaak bij de koffieautomaat. Nu is het alsof ik bij alle koffieautomaten tegelijk sta.” Evelyn vergelijkt het met de trein en het treinstation: “Als je op het station staat, gaat de trein heel hard aan je voorbij maar als je er in zit, ervaar je dit niet zo dan is het gewoon leuk en praktisch.”
Spirit koos ervoor om te experimenteren en dus niet vooraf huisregels te stellen. “Door te experimenteren reguleert het gedrag zich vanzelf. Er is veel sociale controle omdat alles open is dus echt rare dingen zullen niet snel gebeuren en anders wordt hier wel direct op gereageerd. We hebben tot nu toe nog niet echt iets meegemaakt dus we zien ook geen reden om huisregels op te stellen.” aldus Reynold. Evelyn vult aan dat het misschien voor de mensen die nog niet op Yammer zitten prettig kan zijn om wel een aantal kaders aan te bieden. Dit geeft ze houvast over wat wel en wat niet mag en kan op Yammer. “We hebben in ieder geval wel tips over Yammer geplaatst in het bedrijfsblad zodat mensen wat hou vast hebben.”
Wat heeft het aan inspanning investering gekost?
Yammer is een gratis product dus er zijn geen kosten voor het aanschaffen van het product. De afdeling communicatie heeft zich wel bezig gehouden met het starten van Yammer.
Het betrekken van de medewerkers vraagt echter wel wat doorzettingsvermogen van de koplopers en een investering van de organisatie. Het is belangrijk het belang te laten inzien en ook de dialoog aan te gaan. Daarom lieten we ons extern begeleiden bij een aantalinspirerende workshops en bijeenkomsten. Ook is het belangrijk dat het bestuur of het management meedoet en laat zien dat zij dit dragen. De medewerkers krijgen hierdoor te zien dat er ruimte is voor vrijheid in het uiten van je mening en dat er tijd is om dit te doen omdat het van toegevoegde waarde is.
